01. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Di seguito, per brevità, anche il «Titolare». Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o per l'esercizio dei diritti riconosciuti dalla normativa vigente, è possibile contattare il Titolare attraverso i recapiti indicati sopra.

02. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica ai trattamenti di dati personali effettuati in relazione all'utilizzo del sito istituzionale, con particolare riferimento a:

• navigazione e consultazione delle pagine web;
• invio di richieste tramite il modulo di contatto;
• richieste di preventivi, informazioni e assistenza;
• compilazione dei moduli dedicati ai servizi postali e agli amministratori di condominio;
• richieste relative a riconsegne, spedizioni, tracking, firme dei destinatari, distinte, codici a barre, cartoline e servizi analoghi;
• comunicazioni inviate attraverso gli indirizzi e-mail e gli altri recapiti pubblicati sul sito;
• gestione delle preferenze relative ai cookie e agli altri strumenti di tracciamento;
• accesso a piattaforme esterne attraverso i collegamenti presenti sul sito.

La presente informativa riguarda i trattamenti effettuati da Italiana Spedizioni in qualità di titolare del trattamento. Per i servizi erogati attraverso piattaforme esterne, i ruoli e le responsabilità dei soggetti coinvolti sono determinati in base alle attività effettivamente svolte e ai relativi rapporti contrattuali.

03. Tipologie di dati personali trattati

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'utilizzo dei protocolli di comunicazione Internet.

Tali dati possono comprendere indirizzi IP, data e ora della richiesta, indirizzi delle risorse richieste, informazioni sul browser, sul sistema operativo e sul dispositivo utilizzato, codici di risposta del server e altri dati tecnici relativi alla navigazione.

Questi dati sono trattati, nei limiti in cui siano effettivamente raccolti, per consentire la navigazione, garantire la sicurezza dei sistemi, individuare anomalie e prevenire accessi non autorizzati o utilizzi illeciti.

3.2 Dati forniti volontariamente dagli utenti

Quando l'utente contatta Italiana Spedizioni o compila un modulo presente sul sito, possono essere trattati i dati inseriti direttamente dall'interessato, tra cui:

• nome e cognome;
• indirizzo e-mail e numero di telefono;
• azienda, studio professionale o organizzazione di appartenenza;
• indirizzo necessario per la gestione di una richiesta di riconsegna o di un servizio postale;
• informazioni relative alla spedizione o al servizio richiesto;
• contenuto del messaggio e ulteriori informazioni comunicate volontariamente dall'utente.

I dati effettivamente richiesti dipendono dal modulo compilato e dal servizio selezionato. L'utente è invitato a inserire esclusivamente informazioni pertinenti alla richiesta e a non comunicare dati personali non necessari, categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario e consentito dalla normativa applicabile.

3.3 Dati relativi ai servizi postali e alle richieste operative

Per gestire le richieste relative ai servizi postali, alle riconsegne, al monitoraggio delle spedizioni e alle attività dedicate agli amministratori, possono essere trattati i dati necessari a identificare la richiesta, verificare le informazioni fornite e svolgere le attività richieste.

In relazione al singolo servizio, tali informazioni possono comprendere dati identificativi e di contatto, indirizzi, riferimenti della spedizione, informazioni operative e comunicazioni relative al servizio.

Quando la richiesta riguarda dati di destinatari, amministratori, clienti o altre persone fisiche, chi inserisce le informazioni è tenuto a verificare di essere legittimato a comunicarle per la finalità richiesta. I dati sono trattati esclusivamente nei limiti necessari alla gestione del servizio e agli eventuali obblighi normativi applicabili.

3.4 Contenuti o servizi incorporati

Alcune pagine del sito possono includere contenuti, strumenti di consultazione o funzionalità forniti attraverso sistemi esterni, ad esempio per il monitoraggio delle spedizioni. La visualizzazione o l'utilizzo di tali funzionalità può comportare la trasmissione di dati tecnici al fornitore esterno, secondo la configurazione del servizio utilizzato.

04. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per finalità determinate, esplicite e legittime, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione.

a) Navigazione e funzionamento del sito

Consentire l'accesso alle pagine, erogare le funzionalità richieste e garantire il corretto funzionamento e la sicurezza dei sistemi.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla gestione e alla sicurezza del sito, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, ove applicabile, e adempimento di eventuali obblighi di legge.

b) Gestione delle richieste e dei contatti

Ricevere, valutare e riscontrare le richieste inviate tramite il modulo di contatto, e-mail o altri recapiti pubblicati sul sito.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, quando la richiesta è diretta alla conclusione di un contratto, oppure legittimo interesse alla gestione delle comunicazioni, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, negli altri casi in cui tale base sia appropriata.

c) Gestione dei servizi postali e delle richieste operative

Gestire richieste di riconsegna, spedizione, tracking, assistenza, richieste degli amministratori, preventivi e altre attività connesse ai servizi offerti.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b), GDPR, oppure adempimento di obblighi di legge, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, quando applicabile.

d) Adempimenti normativi e tutela dei diritti

Adempiere a obblighi legali, amministrativi, fiscali o regolamentari e gestire eventuali contestazioni, reclami o esigenze di tutela dei diritti del Titolare.

Base giuridica: adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. c), GDPR, oppure legittimo interesse alla tutela dei diritti, ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, nei limiti consentiti.

e) Gestione dei cookie e degli strumenti di tracciamento

Consentire l'utilizzo degli strumenti strettamente necessari e gestire le preferenze dell'utente rispetto agli eventuali strumenti non necessari.

Base giuridica: consenso dell'interessato, quando richiesto dalla normativa applicabile, oppure altra condizione di liceità prevista dalla legge per gli strumenti strettamente necessari.

I dati raccolti attraverso il sito non vengono utilizzati per finalità promozionali o per l'invio di newsletter, salvo che venga introdotta una specifica attività di questo tipo e siano rispettati gli obblighi informativi e le condizioni di liceità previste dalla normativa.

05. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di navigazione tecnicamente necessari è connesso all'accesso al sito.

Il conferimento dei dati richiesti nei moduli è generalmente facoltativo; tuttavia, la mancata comunicazione delle informazioni indispensabili può impedire al Titolare di rispondere alla richiesta o di erogare il servizio richiesto.

L'utente è responsabile della correttezza delle informazioni fornite e deve verificare di essere legittimato a comunicare eventuali dati personali riferiti ad altre persone.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l'interessato può rifiutarlo o revocarlo senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. Il rifiuto può tuttavia impedire l'utilizzo delle funzionalità che dipendono da quel consenso.

06. Modalità del trattamento e sicurezza

Il trattamento dei dati personali è effettuato mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, secondo modalità coerenti con le finalità indicate nella presente informativa.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate, tenendo conto della natura dei dati, delle finalità del trattamento, dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche e delle prescrizioni applicabili.

Le misure possono comprendere, ove pertinenti, la gestione degli accessi, la protezione delle comunicazioni, l'aggiornamento dei sistemi, le procedure di sicurezza e la gestione degli eventuali incidenti.

Nessun sistema informatico o metodo di trasmissione può garantire una sicurezza assoluta. Il Titolare si impegna ad adottare misure adeguate al rischio e a gestire eventuali violazioni dei dati personali secondo gli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

07. Moduli del sito e trasmissione dei dati

7.1 Modulo di contatto

I dati inseriti nel modulo di contatto sono utilizzati per ricevere e gestire la comunicazione, rispondere all'interessato e, se pertinente, avviare le attività necessarie a dare seguito alla richiesta.

Il modulo di contatto è configurato per trasmettere i dati inseriti all'indirizzo e-mail del Titolare. I dati non vengono conservati in un archivio o database del sito istituzionale, nei limiti in cui tale configurazione corrisponda all'effettivo funzionamento tecnico del modulo e degli eventuali servizi utilizzati per l'invio.

La trasmissione via e-mail non equivale alla mancata conservazione dei dati in assoluto: i messaggi possono essere conservati nella casella di posta del destinatario e nei sistemi del relativo fornitore, nonché negli eventuali sistemi di backup, secondo le impostazioni e i tempi di conservazione applicabili.

7.2 Moduli dedicati ai servizi

I moduli dedicati alle riconsegne, ai servizi postali e agli amministratori possono raccogliere informazioni necessarie per identificare la richiesta, gestire l'attività richiesta e fornire riscontro all'utente.

Le informazioni sono utilizzate in relazione alla finalità del singolo modulo. I dati possono essere trasmessi ai sistemi e agli operatori incaricati di gestire la richiesta, ove necessario per erogare il servizio e nel rispetto dei ruoli e delle condizioni di liceità applicabili.

La conservazione dei dati dipende dal servizio richiesto, dalle modalità tecniche effettivamente utilizzate e dagli eventuali obblighi contrattuali o normativi. Non si applica automaticamente a questi moduli la precisazione relativa al mancato salvataggio nel database del modulo di contatto.

7.3 Comunicazioni via e-mail

Quando l'utente invia una comunicazione agli indirizzi pubblicati sul sito, il Titolare tratta i dati contenuti nel messaggio e quelli necessari a gestire la comunicazione.

I messaggi sono conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali adempimenti connessi, fatti salvi gli obblighi di legge e le esigenze di tutela dei diritti.

08. Destinatari dei dati personali

I dati personali possono essere trattati, nei limiti delle rispettive competenze e delle finalità indicate, da soggetti che forniscono servizi necessari al funzionamento del sito e alla gestione delle attività di Italiana Spedizioni.

A titolo esemplificativo, possono rientrare tra tali soggetti:

• fornitori di hosting, manutenzione e assistenza tecnica del sito;
• fornitori di servizi di posta elettronica e comunicazione;
• fornitori di servizi di sicurezza informatica;
• fornitori di servizi per la gestione del consenso ai cookie;
• fornitori di sistemi gestionali e di servizi operativi, quando coinvolti nella gestione delle richieste;
• consulenti e professionisti, quando il loro intervento sia necessario e legittimo;
• autorità pubbliche e soggetti legittimati a ricevere i dati in forza di obblighi di legge o di provvedimenti dell'autorità competente.

I soggetti coinvolti possono operare, a seconda delle attività svolte, come responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, come autonomi titolari del trattamento oppure come persone autorizzate ad accedere ai dati sotto l'autorità del Titolare.

Quando richiesto dalla normativa, i rapporti con i responsabili del trattamento sono disciplinati mediante gli atti previsti dall'art. 28 GDPR. I dati non sono diffusi indiscriminatamente al pubblico.

09. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Il trattamento è organizzato nel rispetto delle disposizioni del GDPR in materia di trasferimento di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio economico europeo.

Qualora l'utilizzo di fornitori o servizi comporti un trasferimento verso un Paese terzo, tale trasferimento dovrà avvenire nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di garanzie appropriate o di un'altra condizione ammessa dalla normativa.

Le eventuali informazioni specifiche sui Paesi destinatari e sulle garanzie applicate dipendono dai fornitori e dai servizi effettivamente utilizzati.

10. Piattaforme e servizi esterni

Il sito può contenere collegamenti a piattaforme esterne utilizzate per l'accesso a servizi operativi, gestionali o amministrativi.

10.1 Trattamento dei dati sulle piattaforme esterne

Le piattaforme indicate sono raggiungibili attraverso domini diversi da quello del sito istituzionale. L'accesso a tali servizi può comportare il trattamento di dati personali da parte dei soggetti che li gestiscono.

I dati trattati dipendono dalle funzionalità utilizzate e possono comprendere, a titolo esemplificativo, dati identificativi e di contatto, credenziali di accesso, informazioni relative alle operazioni effettuate e documenti connessi al servizio.

Una volta selezionato un collegamento, l'utente accede al servizio esterno, che può applicare proprie condizioni di utilizzo, informative privacy, politiche di conservazione e procedure di autenticazione.

La presente informativa non sostituisce le informative dei gestori delle piattaforme esterne e non descrive nel dettaglio i trattamenti effettuati all'interno dei rispettivi sistemi. Prima di inserire dati personali in una piattaforma esterna, l'utente è invitato a consultare l'informativa privacy resa disponibile dal relativo gestore.

10.2 Ruoli privacy dei soggetti coinvolti

Il semplice inserimento di un collegamento sul sito non determina automaticamente il ruolo privacy del gestore della piattaforma né esclude eventuali responsabilità di Italiana Spedizioni.

I ruoli dei soggetti coinvolti devono essere individuati sulla base delle finalità effettive, delle attività svolte, delle istruzioni impartite e dei rapporti contrattuali applicabili.

A seconda del trattamento considerato, il gestore della piattaforma può operare come responsabile del trattamento per conto di Italiana Spedizioni oppure come autonomo titolare del trattamento. Quando un fornitore tratta dati per conto di Italiana Spedizioni, il rapporto deve essere disciplinato, ove richiesto, ai sensi dell'art. 28 GDPR.

10.3 Collegamenti e responsabilità

La presenza di un collegamento non significa che il sito istituzionale ospiti direttamente tutte le funzionalità della piattaforma esterna.

Il trattamento dei dati svolto dal gestore esterno è regolato dalla normativa applicabile e dalle informazioni rese disponibili da tale soggetto, ferme restando le eventuali responsabilità di Italiana Spedizioni per i trattamenti di cui sia titolare e per gli obblighi che le competono.

Per le richieste relative ai trattamenti effettuati autonomamente dal gestore esterno, l'utente può rivolgersi ai recapiti indicati nell'informativa privacy della piattaforma interessata. Per i trattamenti di cui Italiana Spedizioni è titolare, restano disponibili i recapiti indicati nella sezione 1.

11. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito può utilizzare cookie e tecnologie analoghe per consentire il corretto funzionamento delle pagine, memorizzare preferenze e, ove configurati, svolgere ulteriori funzioni.

La gestione delle preferenze relative ai cookie è prevista attraverso Cookiebot, il sistema di gestione del consenso utilizzato per consentire all'utente di esprimere e modificare le proprie scelte.

Le categorie di cookie effettivamente utilizzate, i relativi fornitori, le finalità e i periodi di conservazione sono descritti nel pannello di gestione del consenso e nelle informazioni rese disponibili attraverso tale strumento.

11.1 Cookie tecnici e strettamente necessari

I cookie strettamente necessari possono essere utilizzati per garantire funzionalità essenziali, sicurezza, gestione della sessione o memorizzazione delle preferenze necessarie al servizio richiesto.

Per gli strumenti che rientrano nelle eccezioni previste dalla normativa applicabile, il consenso preventivo non è richiesto. Resta fermo l'obbligo di fornire le informazioni dovute.

11.2 Cookie analitici, di profilazione e di terze parti

L'eventuale utilizzo di cookie analitici non assimilabili a strumenti tecnici, cookie di profilazione, pixel, strumenti pubblicitari o altri strumenti di tracciamento non strettamente necessari è subordinato al rispetto della normativa applicabile e, quando richiesto, all'acquisizione del consenso preventivo dell'utente.

La presenza e la classificazione dei singoli strumenti dipendono dalla configurazione effettiva del sito e dai servizi attivi. Non si presume l'utilizzo di strumenti di analisi o profilazione che non siano effettivamente installati.

11.3 Gestione e revoca del consenso

L'utente può esprimere, negare o modificare le proprie preferenze attraverso il banner e il pannello di gestione del consenso resi disponibili tramite Cookiebot.

Quando il consenso è richiesto, gli strumenti non necessari devono rimanere disattivati fino alla scelta dell'utente. L'utente può modificare o revocare il consenso in qualsiasi momento attraverso il pannello di gestione, secondo le funzionalità disponibili. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa.

La cancellazione dei cookie può inoltre essere effettuata attraverso le impostazioni del browser utilizzato, fermo restando che tale operazione potrebbe compromettere alcune funzionalità del sito.

12. Periodi di conservazione

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti, tenendo conto degli obblighi di legge, della natura della richiesta e delle eventuali esigenze di tutela dei diritti del Titolare.

• Dati di navigazione: per il periodo strettamente necessario alle finalità tecniche, di sicurezza e di funzionamento, secondo le impostazioni dei sistemi e gli obblighi applicabili.
• Dati del modulo di contatto: per il tempo necessario a gestire e riscontrare la richiesta e gli eventuali adempimenti connessi.
• Dati relativi a richieste operative e servizi postali: per il tempo necessario a gestire il servizio e adempiere agli obblighi contrattuali, normativi o di tutela dei diritti.
• Dati contenuti nelle comunicazioni e-mail: per il tempo necessario alla gestione della comunicazione e agli eventuali adempimenti connessi.
• Dati relativi alle preferenze sui cookie: secondo le impostazioni del sistema di gestione del consenso e per il tempo necessario a documentare le scelte dell'utente.

I periodi effettivi possono dipendere anche dalle impostazioni dei fornitori tecnici, dai sistemi di posta elettronica e dalle procedure di backup. I dati sono cancellati o anonimizzati quando non sussistono più le condizioni che ne giustificano la conservazione, fatti salvi gli obblighi di legge.

13. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare, nei limiti e alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento dei propri dati e, in tal caso, accedere alle informazioni previste dalla legge.
• Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere la correzione dei dati inesatti e l'integrazione di quelli incompleti.
• Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla normativa.
• Diritto di limitazione (art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento nei casi stabiliti dalla legge.
• Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nei casi in cui il diritto sia applicabile.
• Diritto di opposizione (art. 21 GDPR): opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse per motivi connessi alla propria situazione particolare, salvo che ricorrano motivi legittimi cogenti per proseguire il trattamento o esigenze di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Diritto di revocare il consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato, quando il trattamento è basato sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
• Diritto di proporre reclamo: rivolgersi all'autorità di controllo competente, secondo quanto indicato nella sezione 14.

I diritti non sono assoluti e possono essere soggetti alle limitazioni previste dalla normativa applicabile.

Per esercitare i propri diritti, l'interessato può inviare una richiesta all'indirizzo e-mail o PEC:

italianaspedizioni@legalmail.it

Il Titolare risponderà nei termini previsti dall'art. 12 GDPR. Qualora sussistano dubbi ragionevoli sull'identità del richiedente, potranno essere richieste informazioni aggiuntive strettamente necessarie a verificarla.

14. Diritto di proporre reclamo

Qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile, l'interessato ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente ai sensi dell'art. 77 GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

In Italia, l'autorità di controllo è il Garante per la protezione dei dati personali.

Informazioni e modalità di presentazione del reclamo sono disponibili sul sito istituzionale: www.garanteprivacy.it ↗.

15. Processi decisionali automatizzati

Nell'ambito dei trattamenti descritti nella presente informativa, il Titolare non effettua decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici nei confronti dell'interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona, ai sensi dell'art. 22 GDPR.

La presente dichiarazione riguarda i trattamenti di cui Italiana Spedizioni determina finalità e mezzi nell'ambito del sito istituzionale. Non descrive eventuali funzionalità automatizzate presenti sulle piattaforme esterne, che devono essere valutate sulla base delle rispettive informative e modalità di trattamento.

16. Minori

Il sito istituzionale non è specificamente rivolto a minori e non è destinato alla raccolta intenzionale di dati personali di minori al di fuori delle condizioni previste dalla normativa applicabile.

Qualora il Titolare venga a conoscenza di dati personali raccolti in modo non conforme alla normativa, provvederà a valutarne il trattamento e ad adottare le misure necessarie, nel rispetto degli obblighi di legge.

17. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, organizzative, tecniche o relative ai servizi offerti attraverso il sito.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Qualora le modifiche comportino nuovi trattamenti o variazioni sostanziali delle finalità, delle basi giuridiche o dei diritti degli interessati, il Titolare provvederà a fornire le informazioni ulteriori eventualmente richieste dalla normativa applicabile.